Ottenere la partecipazione: tra budget e competition

Posto che l’organizzazione di un evento stampa implica un budget dedicato, il numero dei giornalisti da invitare risulta ristretto rispetto al numero abituale di interlocutori dell’Ufficio stampa; di conseguenza, si dovrà partire da un necessario lavoro di selezione, profilando i giornalisti in base alle rubriche curate, alla Redazione di riferimento, alla qualità dei loro articoli, alle relazioni in corso con l’Azienda, ecc.

Fatto questo, la sfida sarà quella di suscitare il loro interesse per il nostro evento in un contesto che risulta tipicamente molto “affollato” di proposte (oggi più che mai con la ripresa generale degli eventi) e ancor più quando si tratta di un evento dedicato alla stampa nazionale.

Focus Press Day

Il press day è un evento dall’approccio più “informale” che permette ai giornalisti di testare e conoscere da vicino i prodotti o i servizi di un’azienda di cui abitualmente ricevono i comunicati stampa. Presso la sede aziendale, ad esempio, i giornalisti possono vivere un’esperienza che li coinvolge nella conoscenza diretta dei prodotti, con la possibilità di incontrare e intervistare l’imprenditore e/o altri rappresentanti aziendali di riferimento.

Per organizzare un efficace press day occorre dosare un mix di ingredienti volti ad assicurarsi un’ottima presenza della stampa e un’autorevole copertura mediatica nelle settimane successive all’iniziativa; vediamo quali.

Concept

La pianificazione è fondamentale, come pure la messa a punto del programma. Quest’ultimo deve essere pensato per attirare l’attenzione della stampa, prospettando un’experience memorabile ai giornalisti, facendogli intuire la forza del racconto che potranno portare ai loro lettori/spettatori/utenti e, dunque, decidere di partecipare J

Di conseguenza, l’attenzione ai particolari, tecnici ed emozionali, diventa assolutamente rilevante.

Location

Il press day può svolgersi presso la sede aziendale, headquarters e/o stabilimento produttivo. Scoprire come nascono i prodotti risulta sempre interessante, efficace ed emozionante, soprattutto se il ricordo dell’esperienza fatta è particolarmente positivo in tutte le sue sfaccettature. Molto attraente è anche la possibilità di rivolgere domande specifiche e colmare eventuali curiosità emerse proprio per effetto della visita. Inoltre, realizzeranno riprese fotografiche e video originali che ritroveremo poi nei servizi che verranno pubblicati.

Se invece, il press day ha luogo al di fuori dell’azienda, la scelta della location riveste un’importanza cruciale. Un mix di variabili in grado di coniugare prestigio, praticità, comodità, convivialità, gestione degli spazi, si riveleranno fondamentali per contribuire al successo dell’evento.

Save the date

Tornando alla pianificazione, bloccare con buon anticipo la data nella quale svolgere il press day è fondamentale. Scegliere con cura la data significa innanzitutto fare attenzione che non coincida con altre iniziative di rilievo alle quali sicuramente presenzieranno i giornalisti che ci interessa invitare, ad esempio, fiere ed eventi del settore di riferimento. Tenendo conto di questo aspetto e degli impegni dell’azienda, calendario alla mano, la data “vincente” sarà poi il risultato di una combinazione di valutazioni, a partire dagli obiettivi del press-day e dei vincoli di stagionalità, fino a quelle collegate agli impegni dei giornalisti che si desidera invitare.

Accoglienza

Dopo mail, call, spiegazioni, recall e raccolta adesioni, finalmente l’atteso incontro in “presenza”. Il welcome in fase di accrediti, le presentazioni tecniche, i momenti conviviali di coffee break e lunch, sono tutti indispensabili per dialogare e consolidare le relazioni.

Non ultimo, l’importanza del press kit che conterrà i materiali informativi e fotografici utili ai giornalisti per confezionare i suoi articoli e, quanto più risulterà completo, tanto più i giornalisti si potranno dedicare ad approfondimenti mirati durante il press-day senza doversi preoccupare di recuperare informazioni generali già messe a disposizione.

Infine, salutare gli ospiti donando un cadeau è un gesto elegante e apprezzato, meglio se accompagnato da un biglietto di ringraziamento autografo.

Come valutare i risultati

1. Il primo risultato da considerare è nelle partecipazioni: chi, con quale ruolo e in rappresentanza di quali testate. Una volta concluso l’evento con la stampa, è fondamentale ricontattare gli invitati e raccogliere il loro feedback, fornire eventuali ulteriori materiali info-fotografici per rispondere ad esigenze specifiche.
2. Ulteriore step: seguire l’andamento della copertura mediatica che ne seguirà. Sarà la rassegna stampa e la qualità dei suoi articoli a decretare il successo del press day. In tal senso è utile analizzare l’importanza dei media presenti al press day, la portata del pubblico al quale possono arrivare, l’influenza dei singoli giornalisti.
3. Infine, è utile analizzare gli articoli della rassegna stampa, non solo in termini di spazi dedicati, ma anche nell’efficacia del messaggio; se il nome dell’azienda entra nel titolo o meno, quante foto sono state riprodotte nella pubblicazione e se è presente il virgolettato dell’intervista all’imprenditore, etc..

In ogni caso, oltre ai risultati di cui sopra, non va dimenticato che si tratta di eventi finalizzati, sempre e innanzitutto, a dare visibilità al Brand e a costruire/consolidare i rapporti con i rappresentanti dei media, accreditando e posizionando positivamente nei loro confronti l’azienda e i suoi prodotti.

Lavorare sulla reputazione, come noto, richiede un’attività costante e continuativa nel tempo, di cui i press event si integrano quali strumenti imprescindibili per efficacia e risultati.