Come funziona l’ufficio stampa per le aziende

La costruzione di relazioni di fiducia è alla base dell’attività di ufficio stampa per le aziende. Ciò richiede tempo e un lavoro professionale. Fermo restando tutta una serie di caratteristiche che l’azienda cliente ed i suoi prodotti devono avere, la fiducia in un brand passa per la relazione di stima e collaborazione che il giornalista ha nei confronti dell’ufficio stampa.

Per conquistarla è necessario raccontare i brand e i loro prodotti sempre con continuità e verità, evidenziandone i punti di forza e i plus. Per questo è importante coltivare e mantenere relazioni costruttive nel tempo in quanto la credibilità passa attraverso gli opinion leader, giornalisti, collaboratori e free lance che nelle redazioni lavorano.

Per relazioni credibili si intendono relazioni fondate sulla fiducia e sulla stima reciproca e che, a piccoli passi, mattone dopo mattone, definiscono la reputazione dell’ufficio stampa. La costruzione della reputazione richiede molto tempo (mentre basta pochissimo per affossarla).

Non tutti gli uffici stampa sono uguali quindi è fondamentale trovare quello più adatto al proprio brand! Il motivo è semplice: ogni ambito giornalistico ha i suoi referenti, quindi a seconda del settore merceologico o del tema trattato (food, wine, design, health, ect) cambiano i giornalisti, le testate, insomma i punti di riferimento.

I vantaggi dell’attività di ufficio stampa

Sono numerosi. Oltre a quanto già esposto, un’attività di ufficio stampa può “accendere i riflettori e l’attenzione  sul brand e mantenerla accesa nel tempo”. Stiamo parlando di un’attenzione qualificata, da parte dei referenti della stampa dedicata e selezionata sulla base delle caratteristiche e peculiarità del brand. Il lavoro che viene fatto è di tipo sartoriale ed è finalizzato “a cucire addosso, come fosse un abito su misura” del brand, l’attenzione del suo specifico pubblico: i giornalisti che spesso sono anche opinion leader.

Un pubblico “su misura” che risulta quindi unico, opportunamente selezionato, adatto e, soprattutto, interessato e che, se opportunamente stimolato e informato, è predisposto a  scrivere proprio in merito a temi e prodotti del brand in questione. Si tratta quindi di attivare, attraverso l’ufficio stampa, un megafono sul brand, un megafono che sottolinea e valorizza le sue specifiche peculiarità.

Con l’affermarsi delle testate online, l’ufficio stampa ha assunto una rilevanza ancora maggiore. La rete, infatti, è accessibile a tutti e ciò ha creato enormi spazi per la visibilità anche per i media tradizionali che sono via via sbarcati online creando la loro versione digital. Il vantaggio quindi è superiore perché, tra cartaceo e digital, si sono moltiplicate le possibilità di pubblicazione e, udite udite…online le notizie non scadono, restano leggibili, sempre!

Infine, ultimo ma non per questo meno importante, i risultati dell’attività di ufficio stampa sono misurabili. Il cliente infatti viene costantemente informato ed aggiornato, in tempo reale, con l’invio delle rassegne stampa sulle pubblicazioni sia sul brand che sui suoi prodotti apparse sulle varie testate, quotidiani o piattaforme online.

Inoltre, le aziende possono ottenere la Coverage analysis press & web della propria rassegna stampa che permette di dare un valore economico pubblicitario equivalente al lavoro svolto dall’ufficio stampa, ma soprattutto analizza il panorama delle uscite, dando informazioni estremamente utili all’ufficio stampa e all’azienda come, ad esempio, su quali testate il brand è apparso, con quale visibilità (nome, foto, titolo, ect), con che  frequenza e che tipo di sentiment emerge nei confronti del brand e dei suoi prodotti. Tutto questo insieme di informazioni riguarda sia le testate cartacee che quelle digital e, quest’ultime, stanno conquistando platee sempre più estese.

L’ufficio stampa per le aziende nell’era della social crisis communication

Siamo nell’epoca della comunicazione per immagini, quindi i social sono divenuti imprescindibili per i brand e per le loro strategie promozionali. Ciò vale anche per la “stampa” ed i suoi referenti che non possono prescindere dall’influenza che il brand ha in ambito social e, così come spesso accade per l’utente finale che vuole saperne di più, anche i referenti delle redazioni sono soliti guardare cosa accade nei social per valutare il brand e meglio comprendere il sentiment che si è creato intorno ad esso. Comparire nei contesti social (Facebook, Instagram, Linkedin,…) in modo attento, pianificato e coerente, contribuisce a non vanificare gli sforzi dell’ufficio stampa e a valorizzare la brand image.

In un mondo come questo, in continuo divenire, nella vita delle aziende possono accadere situazioni improvvise e inattese che possono sfociare in crisi e mettere in seria difficoltà l’azienda. Di fatto, non c’è una regola che vale per tutte le crisi, ogni crisi è a sé. Quando sono imputabili a eventi circoscritti, al fine del contenimento dei danni (anche economici), richiedono una gestione della comunicazione che rientra nell’attività dell’ufficio stampa e della figura del portavoce.

Gestire bene la comunicazione aziendale in una situazione critica equivale a preservarne la reputazione nei confronti dei media, dell’opinione pubblica e dei propri interlocutori (clienti, fornitori, team). Ciò, nella maggior parte dei casi, avviene grazie all’ufficio stampa e al suo portavoce che, in maniera autorevole e competente, governa il processo di comunicazione della crisi, traghettando l’azienda fuori dalla tempesta, limitando i danni per quanto possibile.