Dalla presenza…all’on-line in un click!

Quello che abbiamo vissuto negli ultimi anni, a causa della pandemia, ha innescato una rivoluzione in termini di organizzazione e partecipazione agli eventi e determinato un cambio di concezione delle iniziative realizzabili.
Pensiamo al fatto che un Ufficio stampa organizza continuativamente visite nelle Aziende e, allo stesso modo, organizza visite nelle Redazioni giornalistiche, dove si reca quale portavoce del Cliente per presentarne la realtà, le novità, per interviste al fianco dell’Amministratore Delegato o del Presidente dell’Azienda Cliente.
Le restrizioni necessarie a contrastare la pandemia hanno accelerato l’adozione di modalità di gestione delle relazioni a distanza che, seppure lentamente, si affacciavano già come possibilità alternative grazie al supporto della tecnologia.

Gestione corrente dei contatti e nuove modalità. A distanza.

Al di là della necessaria produzione di contenuti informativi, il fulcro strategico delle attività è rappresentato dalla gestione delle relazioni con i media che si sviluppa attraverso le Pr e sfocia nell’incontro con i referenti della stampa di riferimento.

Grazie alle tecnologie è stato possibile sopperire alla mancanza di eventi in presenza, innegabilmente più coinvolgenti, trasferendoli da location reali a spazi virtuali nei quali l’incontro e la condivisione di informazioni hanno trovato una dimensione nuova, comunque valida, e in quanto tale da utilizzare con modalità (fortunatamente) non più esclusive, ma che integrano opportunamente il fisico e il virtuale (video presentazioni, videointerviste, video degustazioni, …).

Parola d’ordine: pianificare.

L’organizzazione di un evento deve centrare perfettamente gli obiettivi del Cliente e deve essere eseguita con meticolosa attenzione e cura dei dettagli anche quando l’evento si svolge on-line. Ogni passaggio della costruzione dell’evento deve essere curato e pianificato con la medesima attenzione di un evento off-line: definizione degli obiettivi, selezione degli inviti, preparazione dei materiali informativi, coordinamento generale, fino alla conclusione e al follow-up dello stesso.

Video-degustazioni, video-presentazioni, video-interviste, sono alcuni degli esempi che fotografano al meglio le possibilità offerte dall’Ufficio stampa (e dalla tecnologia) in questa “nuova” epoca.
Gli spazi on-line per incontrare virtualmente i giornalisti e raccontarsi da remoto possono svolgere efficacemente il loro ruolo di “trait d’union” tra le realtà aziendali e il mondo dei media. Come? Facciamo alcuni esempi.

Per permettere ai giornalisti di approfondire un’etichetta o più etichette, è indispensabile rendere interessante e coinvolgente l’incontro, anche se “a distanza”, sviluppandone il concept, curando i dettagli e le presentazioni, facendo recapitare anticipatamente i prodotti e i materiali informativi, oltre alle indicazioni sulle modalità di conservazione degli stessi. Nel corso della video-degustazione, curata dall’enologo o da un sommelier di fiducia della Cantina, viene presentata l’azienda e saranno descritti i prodotti con tutta una serie di accortezze capaci di diminuire la distanza e trasformare l’evento in una vera e propria l’experience: a titolo esemplificativo, un video può assolvere alla funzione di trasportare virtualmente i giornalisti tra i vigneti e le botti in cantina, può evocare profumi e sensazioni, può trasformare una “descrizione” in un vero e proprio racconto con tutto il suo carico emotivo.
Allo stesso modo, per promuovere la novità di un’Azienda del settore cosmetico, vengono inviati, ad esempio, i prodotti alle testate che sviluppano rubriche o servizi dedicati al beauty e completi di cartelle stampa e materiali fotografici, schede e approfondimenti (ad esempio sui principi attivi, sulle evidenze della ricerca e sviluppo aziendali, sugli ultimi trend). La presentazione può eventualmente concludersi con la video-intervista alla Proprietà o suo rappresentante.

Alleata tecnologia

L’Ufficio stampa coordina le singole attività semplificando l’organizzazione, gestendo i contatti con i media e garantendo i risultati, ma a monte servono accorgimenti e tecnologie dedicati.
È fondamentale che il collegamento risulti di qualità, sia nella produzione delle immagini che del suono e che il cliente ed i giornalisti possano dialogare, ascoltarsi e raccontarsi senza problematiche di trasmissione.
Un consiglio ulteriore: mantenere l’assistenza attiva sino alla conclusione dell’evento. Ciò permetterà lo svolgimento dell’iniziativa “senza intoppi” e, nel caso di problemi tecnici, di avere un’immediata risoluzione.

Mix & Match

Vale sempre la regola che nulla sostituisce l’incontro, la stretta di mano, il lunch, l’evento speciale, la conferenza stampa, insomma, il momento di condivisione e informazione che in presenza si fa più diretto e diventa così più personale, ufficiale ma più informale. Quindi…mix & match, integrando con savoir faire e intelligenza le diverse e più opportune modalità di gestione delle relazioni con gli opinion leader, verificando a monte, di volta in volta, finalità e obiettivi dell’Azienda in termini di visibilità e di posizionamento del brand.